ยอดขายเดือนนี้ทะลุเป้า แต่พอถึงรอบจ่ายค่าของให้ซัพพลายเออร์ เงินในบัญชีกลับไม่พอ — เพราะยอดส่วนใหญ่ยังเป็น ลูกหนี้การค้า ค้างอยู่ในบิลที่ปล่อยเครดิตออกไป ร้านนี้ผัดอีกอาทิตย์ ร้านนั้นบอกเดี๋ยวเจ้าของกลับมาค่อยจ่าย สุดท้ายเราขายได้แต่ เงินจม อยู่ในตลาด ตามเก็บเท่าไหร่ก็ไม่ทันรอบจ่ายของตัวเอง บทความนี้จะพาดูวิธีคุมเครดิตและตามเก็บหนี้ค้าส่งให้เป็นระบบ ตั้งแต่ให้เครดิตใครเท่าไหร่ ดูว่าใครค้างนาน ไปจนถึงวางจังหวะตามเก็บให้กระแสเงินสดไม่สะดุด
ยอดขายดีแต่ทำไมเงินไม่พอใช้
ปัญหาของหลายร้านค้าส่งไม่ใช่ขายไม่ได้ แต่คือ ขายได้แต่เก็บเงินไม่ทัน กำไรไปกองอยู่ในกระดาษ ไม่ใช่ในบัญชี ทุกบิลที่ปล่อยเครดิตคือเงินที่เราออกให้ลูกค้าไปก่อน ตัวเลขที่ควรจับตาคือ ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (ขายไปแล้วกี่วันกว่าจะได้เงินคืน) ยิ่งนานวันเท่าไหร่ เรายิ่งต้องหาเงินก้อนใหม่มาหมุนซื้อของรอบถัดไปแทนเงินที่ยังค้างอยู่ในตลาด
สัญญาณว่าการคุมลูกหนี้กำลังหลุดมือ มักหน้าตาแบบนี้:
- ปล่อยเครดิตเท่ากันหมดทุกร้าน ไม่ได้แยกว่าใครจ่ายตรง ใครชอบค้าง
- ตอบไม่ได้ทันทีว่า ณ วันนี้ลูกค้าค้างเรารวมอยู่เท่าไหร่ และใครเกินกำหนดบ้าง
- เปิดบิลใบใหม่ให้ร้านที่ยังค้างบิลเก่าอยู่ โดยไม่รู้ตัวว่าหนี้เก่ายังไม่เคลียร์
- ตามเก็บตอนนึกได้ ไม่มีจังหวะแน่นอน บางร้านเลยลืมตามไปเป็นเดือน
ตั้งเครดิตเทอมให้ต่างกันตามกลุ่มลูกค้า
เครดิตเทอม (credit term) คือข้อตกลงว่าซื้อแล้วจ่ายภายในกี่วัน เช่น 7 / 15 / 30 วัน ความผิดพลาดที่เจอบ่อยคือให้เท่ากันหมดทุกร้าน ทั้งที่ความเสี่ยงต่างกันลิบ ทางที่ถูกคือตั้งเครดิตและ วงเงินเครดิต (credit limit) ตาม ความเสี่ยงเบี้ยว × มูลค่ายอดซื้อ (อยากแบ่งกลุ่มลูกค้าให้ละเอียดขึ้น อ่าน วิธีแบ่งกลุ่มลูกค้าค้าส่ง ประกอบ):
- ร้านเล็ก / โชห่วย ที่จ่ายตรง — ยอดต่อบิลไม่มาก ความเสี่ยงต่ำ ควรให้เครดิตสั้นหรือขายสด แล้วเปิดให้สั่งซ้ำเองออนไลน์ เพื่อลดงานวิ่งตามเก็บทีละนิด
- ตัวใหญ่ (ยี่ปั๊ว) ที่ต่อรองเครดิตยาว — เป็นวอลุ่มหลักก็จริง แต่ต้องตั้ง วงเงินเพดานชัด เกินวงเงินเมื่อไหร่ต้องเคลียร์ก่อนถึงจะสั่งเพิ่มได้ อย่าปล่อยให้ยอดค้างก้อนเดียวบานจนเราแบกไม่ไหว
- ร้านเปิดใหม่ / ร้านกลางคืน — เสี่ยงสุดเพราะประวัติยังไม่มีและเปิด-ปิดไว ช่วงแรกควรขายสดหรือขอมัดจำ แล้วค่อย ๆ ปล่อยเครดิตเมื่อมีประวัติจ่ายตรงสะสมมากพอ
- ราชการ / องค์กร — ซื้อผ่าน PO เครดิตยาวสุด (วางบิล 30–60 วัน) แต่ความเสี่ยงเบี้ยวต่ำ ควรเตรียมเอกสารและใบกำกับภาษีให้ครบถูกต้อง และเผื่อกระแสเงินสดไว้เพราะกว่าจะได้เงินนาน
ดูลูกหนี้ค้างชำระแบบแยกอายุหนี้ (AR aging)
การดูแค่ "ยอดค้างรวม" ไม่พอ ต้องดูว่าหนี้ก้อนไหน ค้างมานานแค่ไหน เพราะยิ่งหนี้แก่ ยิ่งเก็บยากและเสี่ยงสูญ การ แยกอายุหนี้ (AR aging) คือจัดยอดค้างเป็นช่วง ๆ ตามจำนวนวันที่เลยกำหนด ทำให้เห็นทันทีว่าเงินจมกระจุกอยู่ช่วงไหนและใครบ้าง แล้วโฟกัสตามก้อนที่กำลังจะแก่ก่อนมันจะกลายเป็นหนี้สูญ:
- ยังไม่ถึงกำหนด — ปกติ แค่ส่งใบแจ้งยอดเตือนล่วงหน้าก่อนครบกำหนด
- ค้าง 1–30 วัน — โทรเตือนสุภาพ ยืนยันวันจ่าย ยังไม่ต้องกังวลมาก
- ค้าง 31–60 วัน — ตามใกล้ชิดขึ้น หยุดปล่อยเครดิตเพิ่มชั่วคราวจนกว่าจะจ่าย
- เกิน 60–90 วัน — เร่งเจรจา ตั้งแผนผ่อน และเปลี่ยนเป็นขายสดเท่านั้น เพราะโอกาสได้คืนลดลงเร็วเมื่อหนี้เลย 90 วัน
วางบิล–ตามเก็บให้เป็นจังหวะ ไม่ใช่ตามอารมณ์
ธุรกิจค้าส่งไทยส่วนใหญ่ทำงานด้วยรอบ วางบิล แล้วนัด รอบเก็บเช็ค ปัญหาคือถ้าตามเก็บแบบ "นึกได้ค่อยตาม" บางร้านจะหลุดไปเป็นเดือนโดยไม่มีใครตาม วิธีที่ได้ผลคือทำให้การตามเก็บมี จังหวะแน่นอน เหมือนรอบส่งของ — เตือนก่อนครบกำหนด วางบิลตรงรอบ และเลยกำหนดปุ๊บตามทันที ไม่รอให้ลูกค้านึกขึ้นได้เอง คนที่ออกไปเก็บเงินก็ควรเห็น ยอดค้างรายร้านล่าสุด ติดมือ ไม่ใช่ถือใบเก่าที่ยอดไม่ตรงกับความจริง
เริ่มจากตรงไหน (ทำได้พรุ่งนี้ด้วยข้อมูลที่มีอยู่แล้ว)
ไม่ต้องรอระบบใหญ่ ใช้ข้อมูลบิลที่ร้านมีอยู่เริ่มได้เลย:
- ดึงยอดค้างทั้งหมด แยกตามอายุหนี้ (ยังไม่ครบ / 1–30 / 31–60 / เกิน 60 วัน) ดูว่าเงินจมกระจุกตรงไหน
- ติดเครดิตเทอม + วงเงินให้ลูกค้าทุกราย ตามความเสี่ยง × ยอดซื้อ เก็บไว้ในข้อมูลลูกค้า
- ลิสต์ลูกหนี้เกินกำหนด เรียงจากแก่สุด/ก้อนใหญ่สุด แล้วโทรตามให้ครบภายในสัปดาห์นี้
- ตั้งกฎเดียวให้ทั้งทีม — ร้านที่ค้างเกินวงเงินหรือเกินกำหนด ต้องเคลียร์ก่อนถึงจะเปิดบิลใหม่ได้
- นัดรอบวางบิล–เก็บเช็คประจำ ต่อโซน/ต่อเส้นทาง ไม่ตามแบบนึกได้
ระบบช่วยตรงไหน
แยกอายุหนี้ครั้งแรกทำด้วย Excel ได้ แต่จุดที่พลาดเสมอคือ "ตอนเปิดบิลหน้างาน" เพราะเซลส์หรือคนเปิดบิลไม่รู้ว่าร้านนี้ค้างอยู่เท่าไหร่ เลยปล่อยของเพิ่มทับหนี้เก่า ระบบเซลส์วิ่งตลาดที่เช็ควงเงินเครดิตและแสดงยอดค้างให้เห็นก่อนเปิดบิล คือตัวที่กันไม่ให้ยอดค้างบานปลายตั้งแต่หน้างาน ส่วนเรื่องเอกสารและการกระทบยอด ระบบที่ออกใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบแจ้งยอดได้ในชุดเดียว พร้อมรายงานให้ทีมบัญชีนำไปลงต่อ ทำให้รอบวางบิลและการดูลูกหนี้ค้างชำระตรงกับยอดขายจริงทุกบิล อยากให้สิ้นเดือนปิดยอดเร็วขึ้นด้วย อ่านต่อ วิธีปิดยอดสิ้นเดือนให้เร็วขึ้น
สรุป
ลูกหนี้การค้าที่คุมไม่อยู่คือสาเหตุที่ "ขายดีแต่เงินไม่พอใช้" ทางแก้ไม่ใช่ทวงให้ดุขึ้น แต่คือตั้งเครดิตเทอมและวงเงินให้ต่างกันตามความเสี่ยง × ยอดซื้อ ดูลูกหนี้แบบแยกอายุหนี้เพื่อเก็บก้อนที่กำลังจะแก่ก่อน และวางบิล–ตามเก็บให้เป็นจังหวะแน่นอน เริ่มได้พรุ่งนี้ด้วยข้อมูลบิลที่มีอยู่ แล้วค่อยให้ระบบเช็คเครดิตและแสดงยอดค้างให้แม่นทุกบิล เมื่อกระแสเงินสดกลับมาหมุนทัน ยอดที่โตขึ้นจะกลายเป็นเงินสดในมือจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่ค้างอยู่ในตลาด