ไฟล์ Excel สต็อกสินค้า ฟรี: รับเข้า จ่ายออก คงเหลือ แยกลัง แพ็ก ชิ้น

ไฟล์สต็อกสินค้าต้องเก็บอะไรบ้าง

ตารางสต็อกสินค้าที่ใช้ได้นาน ไม่ได้เริ่มจากสูตร แต่เริ่มจากการตกลงว่าจะเก็บข้อมูลอะไร และเก็บในหน่วยไหน ข้อมูลที่ร้านค้าส่งต้องมีอย่างน้อยคือ

ข้อสำคัญคือ อย่าเขียนทับยอดคงเหลือ ไฟล์ที่มีแค่ช่องคงเหลือแล้วแก้ตัวเลขทุกครั้งที่ของเข้าออก จะไม่มีทางย้อนดูได้ว่ายอดผิดตั้งแต่เมื่อไร ให้บันทึกทุกการเคลื่อนไหวเป็นแถวใหม่ แล้วให้สูตรรวมยอดเอง ระบบสต็อกก็ทำงานแบบเดียวกัน คือมีสมุดรายการเคลื่อนไหว และยอดคงเหลือเป็นผลรวมของสมุดนั้น

ดาวน์โหลดไฟล์ Excel สต็อกสินค้า

ในไฟล์มี 5 ชีต เรียงตามลำดับที่ใช้งาน

• วิธีใช้ สรุปขั้นตอนสั้น ๆ ช่องสีครีมคือช่องที่กรอกเอง ช่องสีเทาเป็นสูตร
• คงเหลือ ยอดคงเหลือของทุกสินค้า แสดงเป็นลัง แพ็ก และเศษ พร้อมยอดขายเฉลี่ยต่อวัน จุดสั่งซื้อ และป้ายต้องสั่ง
• สินค้า รหัส ชื่อ หน่วยฐาน บันไดหน่วย ระยะรอของ และสต็อกกันชน รองรับ 200 รายการ
• ความเคลื่อนไหว สมุดบันทึกของเข้าออก มีรายการให้เลือกประเภทและหน่วย รองรับ 500 แถว
• นับสต็อก กรอกยอดที่นับได้ ไฟล์เทียบกับยอดในบันทึกและบอกผลต่าง

วิธีใช้ไฟล์ทีละชีต

1. ตั้งสินค้าในชีตสินค้า

   ใส่รหัส ชื่อ และหน่วยฐาน แล้วใส่ว่า 1 แพ็กและ 1 ลังเท่ากับกี่หน่วยฐาน สินค้าที่ไม่มีแพ็กให้เว้นว่าง เช่น น้ำปลา 1 ลัง 12 ขวด ไม่มีแพ็ก ใส่ระยะรอของ คือจำนวนวันตั้งแต่สั่งจนของมาถึง และสต็อกกันชนที่อยากมีเผื่อไว้

2. นับของจริงเพื่อตั้งยอดยกมา

   วันแรกที่ใช้ไฟล์ นับของในคลังทั้งหมด แล้วบันทึกในชีตความเคลื่อนไหวเป็นประเภทปรับยอด สินค้าละหนึ่งแถว เช่น น้ำดื่ม 40 ลัง ยอดยกมาไม่ใช่การรับเข้า จึงไม่ปนกับของที่ซื้อเข้าจริง

3. บันทึกทุกการเคลื่อนไหว

   ของเข้า ขาย คืน หรือปรับยอด บันทึกหนึ่งแถว เลือกประเภทและหน่วยจากรายการ ใส่จำนวนตามที่นับจริง เช่น ขาย 5 แพ็ก ไม่ต้องแปลงเป็นขวดเอง ช่องชื่อสินค้าและจำนวนหน่วยฐานเป็นสูตร ถ้ารหัสผิดจะขึ้นว่าไม่พบรหัสสินค้า

4. เปิดชีตคงเหลือ

   ดูยอดของทุกสินค้า ณ วันที่ในช่อง B1 ไฟล์ตั้งไว้เป็นวันล่าสุดในบันทึก ถ้าอยากเห็นยอดวันนี้ ให้พิมพ์ =TODAY() แทน สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อจะขึ้นป้ายต้องสั่งสีแดง

5. นับสต็อกทุกเดือนในชีตนับสต็อก

   กรอกที่นับได้เป็นลัง แพ็ก ชิ้น ไฟล์รวมเป็นหน่วยฐานและบอกผลต่าง ถ้ายืนยันว่าผลต่างถูก ให้กลับไปบันทึกเป็นปรับยอดในชีตความเคลื่อนไหว ยอดคงเหลือจะตรงกับของจริง

สูตร Excel สต็อกสินค้าที่ใช้ในไฟล์

ไฟล์ใช้แค่ฟังก์ชันพื้นฐานที่มีทั้งใน Excel และ Google Sheets คือ SUMIFS INDEX MATCH INT MOD N และ IF และตั้งชื่อช่วงข้อมูลไว้ให้สูตรอ่านง่าย เช่น MoveBase คือคอลัมน์จำนวนหน่วยฐานในชีตความเคลื่อนไหว MoveCode คือรหัสสินค้า และ AsOfDate คือวันที่ดูยอด

1. แปลงทุกบรรทัดเป็นหน่วยฐาน

ทุกแถวในชีตความเคลื่อนไหว ไฟล์หาว่าหน่วยที่เลือกเท่ากับกี่หน่วยฐานจากชีตสินค้า แล้วคูณจำนวน ขายใส่เครื่องหมายลบ รับเข้าและคืนเป็นบวก ปรับยอดใช้เครื่องหมายตามที่กรอก

=IF(OR($B2="",$F2=""),"",IFERROR(IF($F2="ลัง",INDEX(ProdCase,MATCH($B2,ProdCode,0)),IF($F2="แพ็ก",INDEX(ProdPack,MATCH($B2,ProdCode,0)),1)),0))

=IF(OR($B2="",$D2="",$E2="",$F2=""),"",IF(N($H2)=0,"ตรวจรหัสหรือหน่วย",IF($D2="ปรับยอด",$E2,IF($D2="ขาย",-1,1)*ABS($E2))*$H2))

2. รวมคงเหลือด้วย SUMIFS

คงเหลือคือผลรวมของจำนวนหน่วยฐานทุกแถวของสินค้านั้น จนถึงวันที่ดูยอด จึงรวมยอดด้วย SUMIFS ได้โดยไม่ต้องแยกคอลัมน์รับและจ่าย

=IF($A4="","",SUMIFS(MoveBase,MoveCode,$A4,MoveDate,"<="&AsOfDate))

3. แสดงเป็นลัง แพ็ก และเศษ ด้วย INT และ MOD

423 ขวดถูกต้องแต่อ่านยาก คนในคลังนับเป็นลัง INT ปัดเศษทิ้งเพื่อหาจำนวนลังเต็ม MOD หาเศษที่เหลือหลังหักลังเต็ม แล้วทำซ้ำกับแพ็ก

=IF($A4="","",IF(N('สินค้า'!$E2)>0,INT(ABS($D4)/'สินค้า'!$E2),0))

=IF($A4="","",IF(N('สินค้า'!$D2)>0,INT(IF(N('สินค้า'!$E2)>0,MOD(ABS($D4),'สินค้า'!$E2),ABS($D4))/'สินค้า'!$D2),0))

=IF($A4="","",ABS($D4)-$E4*N('สินค้า'!$E2)-$F4*N('สินค้า'!$D2))

=IF($A4="","",IF($D4<0,"ติดลบ ","")&IF($D4=0,"0 "&'สินค้า'!$C2,TRIM(IF($E4>0,$E4&" ลัง ","")&IF($F4>0,$F4&" แพ็ก ","")&IF($G4>0,$G4&" "&'สินค้า'!$C2,""))))

ฟังก์ชัน N() แปลงช่องว่างเป็น 0 สินค้าที่ไม่มีแพ็กหรือไม่มีลังจึงไม่ทำให้สูตรผิด และถ้ายอดติดลบ ไฟล์จะขึ้นคำว่าติดลบนำหน้าให้เห็นชัด

จุดสั่งซื้อ (Reorder Point) คิดอย่างไร

จุดสั่งซื้อคือยอดคงเหลือที่ถ้าลดถึงระดับนี้ ต้องสั่งของรอบใหม่ทันที เพื่อให้ของใหม่มาถึงก่อนของเก่าหมด สูตรที่ใช้กันทั่วไปคือ

จุดสั่งซื้อ = ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน x ระยะรอของ (วัน) + สต็อกกันชน

• ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน ไฟล์คิดจากยอดขาย 30 วันล่าสุดหารด้วย 30 ใช้เฉพาะรายการขาย ไม่รวมปรับยอด
• ระยะรอของ จำนวนวันตั้งแต่สั่งจนของเข้าคลัง ใส่ตามที่ผู้ขายส่งจริง ไม่ใช่ตามที่ตกลงไว้
• สต็อกกันชน ของเผื่อไว้สำหรับวันที่ขายดีกว่าปกติหรือของมาช้า สินค้าที่ขาดแล้วเสียลูกค้าควรมีกันชนมากกว่า

=IF($A4="","",-SUMIFS(MoveBase,MoveCode,$A4,MoveType,"ขาย",MoveDate,">"&(AsOfDate-30),MoveDate,"<="&AsOfDate)/30)

=IF($A4="","",IF('สินค้า'!$H2<>"",'สินค้า'!$H2,ROUNDUP($H4*N('สินค้า'!$F2)+N('สินค้า'!$G2),0)))

=IF($A4="","",IF($D4<0,"ยอดติดลบ ตรวจสอบ",IF($D4<=$I4,"ต้องสั่ง","")))

ถ้าสินค้าไหนขายไม่สม่ำเสมอ หรือมีรอบสั่งตายตัวกับผู้ขาย ใส่จุดสั่งซื้อเองในคอลัมน์ H ของชีตสินค้าได้ ไฟล์จะใช้ค่านั้นแทนสูตร เหมือนสบู่ก้อนในไฟล์ตัวอย่างที่ตั้งไว้ 100 ก้อน

นับสต็อกประจำเดือน

ไฟล์ที่ไม่เคยเทียบกับของจริงจะค่อย ๆ คลาดเคลื่อน จากของแตก ของหาย หรือบันทึกผิดหน่วย การนับสต็อกและตรวจผลต่างช่วยให้ยอดในไฟล์กลับมาตรงกับของที่มีอยู่

1. เลือกเวลาที่ไม่มีของเข้าออก

   เช่น เช้าวันสิ้นเดือนก่อนเปิดร้าน แล้วตั้งวันที่ดูยอดในชีตคงเหลือให้ตรงกับวันที่นับ

2. นับตามหน่วยที่วางอยู่จริง

   กรอกในชีตนับสต็อกเป็นลังเต็ม แพ็ก และชิ้นที่แยกอยู่ ไม่ต้องคูณเอง ไฟล์รวมเป็นหน่วยฐานให้

3. ดูผลต่าง แล้วนับซ้ำเฉพาะรายการที่ไม่ตรง

   ผลต่างส่วนใหญ่มาจากบันทึกผิดหน่วยหรือลืมบันทึก ลองหาในชีตความเคลื่อนไหวก่อนสรุปว่าของหาย

4. บันทึกผลต่างเป็นปรับยอด

   ใส่หมายเหตุว่ามาจากการนับวันไหน คนที่มาดูทีหลังจะรู้ว่ายอดเปลี่ยนเพราะอะไร

=IF(OR($A4="",COUNT($E4:$G4)=0),"",N($E4)*N('สินค้า'!$E2)+N($F4)*N('สินค้า'!$D2)+N($G4))

สินค้าขายเร็วหรือมูลค่าสูง ควรนับบ่อยกว่าเดือนละครั้ง เช่น ทุกสัปดาห์ เฉพาะรายการนั้น ไม่ต้องนับทั้งคลัง

เมื่อไร Excel เริ่มไม่พอ

ไฟล์นี้ใช้ได้ดีเมื่อมีคนบันทึกคนเดียว ขายช่องทางเดียว และบันทึกทันทีที่ของเข้าออก ปัญหาจะเริ่มเมื่อธุรกิจโตเกินเงื่อนไขเหล่านี้ ตารางนี้สรุปสัญญาณที่เจอบ่อย และสิ่งที่ระบบสต็อกทำแทน

บนมือถือ เลื่อนตารางไปซ้ายขวาเพื่อดูข้อมูลทั้งหมด

สัญญาณที่ชัดที่สุดคือเคยรับออเดอร์ไปแล้วพบว่าของไม่พอ หรือมีคนต้องนั่งปรับตัวเลขให้ตรงกันระหว่างหน้าร้าน ไลน์ และร้านออนไลน์ทุกวัน ถ้าเกิดขึ้นบ่อย ควรประเมินการใช้ระบบที่เชื่อมออเดอร์กับสต็อกเพื่อลดงานปรับยอดซ้ำ

ในระบบ ForwardMiles ทำได้

หลักเดียวกับไฟล์นี้ คือเก็บเป็นหน่วยฐานและแสดงหน่วยใหญ่ก่อน ถูกใช้ทั้งระบบ ทั้งหลังบ้าน ร้านออนไลน์ และแอปของเซลส์

หน้าสต็อกคงเหลือในหลังบ้าน ForwardMiles