ร้านค้าส่งหลายร้านมีโปรแกรมขาย มีคนดูแลคลัง และมีพนักงานรับออเดอร์แล้ว แต่เจ้าของยังต้องตอบคำถามเดิมทั้งวัน
“ลูกค้ารายนี้ให้ราคาเท่าไร”
“บิลเก่ายังไม่จ่าย ส่งของใหม่ได้ไหม”
“ของในระบบมี แต่ในคลังหาไม่เจอ ทำอย่างไร”
การวางระบบร้านค้าส่ง คือการย้ายข้อมูลและกติกาที่ใช้ขายจริงมาไว้ในระบบ ทั้งสินค้าและหน่วยขาย สต็อก ราคาตามกลุ่มลูกค้า โปรโมชัน และวงเงินเครดิต แล้วตกลงว่า ใครดูแลข้อมูลชุดไหน และเรื่องใดต้องส่งให้ใครตัดสินใจ ทีมจึงทำงานต่อได้โดยไม่ต้องถามเจ้าของทุกบิล
ร้านค้าส่งของคุณอยู่ระดับไหน ประเมิน 5 ระดับก่อนวางระบบ
เลือกแถวที่ตรงกับงานจริงมากที่สุด คอลัมน์ขวาคือสิ่งที่ควรตั้งต่อเพื่อขึ้นระดับถัดไป
เลื่อนตารางในแนวนอนเพื่อดูงานที่ควรตั้งต่อ
| ระดับ | ร้านอยู่ระดับนี้ถ้า | งานที่ควรตั้งต่อ |
|---|---|---|
| ระดับ 1 เจ้าของเป็นศูนย์กลาง | ราคาพิเศษ ลูกค้าที่ขอเชื่อ และของที่หาไม่เจอต้องถามเจ้าของ ข้อมูลสำคัญอยู่ในความจำหรือแชทส่วนตัว | รวบรวมสินค้า หน่วยขาย สต็อก ราคาตามกลุ่ม โปรโมชัน และวงเงินเครดิตเข้าระบบ พร้อมคนดูแลข้อมูลแต่ละชุด |
| ระดับ 2 ข้อมูลหลักอยู่ในระบบ | พนักงานสองคนเปิดลูกค้าเดียวกันแล้วเห็นราคา ของพร้อมขาย และเครดิตตรงกัน แต่ยังจดส่งคลังหรือคีย์ออเดอร์ซ้ำให้ฝ่ายรับเงิน | เชื่อมออเดอร์กับการจองของ จัดของ ส่งของ และรับเงิน ให้ตามกลับได้จากออเดอร์เดียว |
| ระดับ 3 งานขายถึงรับเงินเชื่อมกัน | รู้ว่าออเดอร์ไหนส่งแล้วและค้างรับเงินเท่าไร แต่เมื่อส่งไม่ครบ มีของคืน หรือยอดโอนไม่ตรง ยังไม่รู้ว่าใครต้องปิดเรื่อง | ตกลงว่าใครเปลี่ยนราคา ปรับสต็อก ตัดสินเรื่องเครดิต และรับคืน แล้วตั้งบทบาทในระบบให้ตรงกับงานนั้น |
| ระดับ 4 ควบคุมได้เมื่อขยาย | แต่ละทีม สาขา และคลังมีขอบเขตชัด เรื่องที่เกินกติกามีคนตัดสินใจพร้อมเหตุผล และมีคนรับช่วงเมื่อคนรับผิดชอบไม่อยู่ | ก่อนเพิ่มทีม ช่องทาง หรือสาขา ให้ลองในขอบเขตเล็กแล้ววัดเวลาทำงาน รายการที่ต้องแก้ และเรื่องค้าง |
| ระดับ 5 ปรับธุรกิจจากผลที่วัดได้ | ทีมใช้ข้อมูลในระบบทบทวนสินค้าขายช้า ลูกหนี้เกินกำหนด และผลโปรโมชัน แล้วติดตามผลหลังปรับเงื่อนไข | ตั้งรอบทบทวนและคนที่นำผลไปปรับราคา แผนเติมสินค้า หรือเงื่อนไขลูกค้า |
ประเมินแยกเป็นรายด้าน อย่าเฉลี่ย ร้านอาจรับออเดอร์ได้ระดับ 3 แต่เครดิตยังอยู่ระดับ 1 ถ้าเฉลี่ยเป็นระดับ 2 จะกลบปัญหาที่ทุกบิลขายเชื่อยังต้องรอเจ้าของ ให้ดูแยกตาม 6 งานในหัวข้อถัดไป ด้านที่ร้านไม่ได้ใช้ให้ข้ามไป
วิธีเช็กเร็ว คือหยิบบิลที่ต้องแก้ล่าสุดมาดู ถ้าทีมอธิบายเหตุผลของราคาหรือเงื่อนไขเครดิตได้เองจากข้อมูลในระบบ งานนั้นผ่านระดับ 1 แล้ว ถ้ายังต้องรอเจ้าของ ให้เริ่มที่งานนั้น ร้านเล็กไม่จำเป็นต้องถึงระดับ 5 ทุกด้าน
6 งานที่ต้องตั้งเมื่อวางระบบร้านค้าส่ง
ทำตามลำดับนี้ เพราะงานหลังใช้ข้อมูลของงานก่อน ราคาผูกกับหน่วยขาย โปรผูกกับราคา และเครดิตต้องรู้ยอดสุทธิของออเดอร์
1. สินค้าและลูกค้า
สินค้าเดียวกันถูกสร้างหลายชื่อ หรือแพ็กกับลังแยกเป็นคนละตัว ฝ่ายขายกับคลังจึงจับคู่กันยาก
ดูอะไรในหน้าจอ: รูปและชื่อต้องระบุของตัวเดียวกัน เช่น น้ำดื่ม 600 มล. ตรวจหมวดหมู่ สถานะใช้งาน และหน่วยขาย ฝั่งลูกค้าต้องแยกร้านที่ชื่อคล้ายกันให้ชัด
ลองทำก่อนเปิดใช้: ขายสินค้าตัวเดียวกันทั้งชิ้นและลัง แล้วตรวจว่าจำนวนในออเดอร์และจำนวนที่คลังต้องจ่ายตรงกัน
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- สินค้า: รหัส ชื่อ หมวด หน่วยขาย และอัตราแปลงหน่วย เช่น 1 ลังเท่ากับ 24 ชิ้น ใช้รหัสเดียวกันทุกช่องทาง
- ลูกค้า: รหัส ชื่อร้าน กลุ่มราคา เงื่อนไขชำระ และทีมที่ดูแล
ผู้รับผิดชอบ: ผู้ดูแลข้อมูลสินค้าและลูกค้า โดยให้ฝ่ายขายกับคลังยืนยันหน่วยและรหัสที่ใช้จริง
2. สต็อกและของพร้อมขาย
ทีมขายเห็นยอดคงเหลือแล้วรับออเดอร์ทันที ทั้งที่บางส่วนถูกจองไปแล้ว
ดูอะไรในหน้าจอ: อ่านสามคอลัมน์ร่วมกัน คือ จองแล้ว พร้อมขาย และคงเหลือ รับออเดอร์ใหม่จากยอดพร้อมขาย ไม่ใช่ยอดคงเหลือ
ลองทำก่อนเปิดใช้: จองสินค้าให้ออเดอร์หนึ่ง แล้วเปิดอีกออเดอร์ตรวจของพร้อมขาย เมื่อยกเลิก ตรวจว่าของจองถูกคืนกลับถูกจำนวน
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- นับของจริงแยกตามคลัง กำหนดวันตั้งยอดเริ่มต้นและคนยืนยันยอด ถ้ามีออเดอร์เดิมค้างส่ง ต้องนำยอดจองเดิมมาด้วย
- คัดของเสียและของรอตรวจออกก่อนนับ แล้วนับเฉพาะของที่ขายได้เป็นยอดตั้งต้น ใน ForwardMiles ยอดในคลังแยกเป็นคงเหลือ จองแล้ว และพร้อมขาย ไม่มีสถานะของเสียหรือของรอตรวจ ส่วนของคืนที่ไม่นำกลับมาขายจะไม่ถูกบวกเข้าสต็อกตอนรับคืน
ผู้รับผิดชอบ: ผู้รับผิดชอบคลัง ยอดต่างต้องมีคนตรวจและคนที่มีสิทธิ์ปรับยอด
3. ราคาตามกลุ่มลูกค้า
เจ้าของให้ราคาส่งในแชท แต่พนักงานอีกคนยังใช้ราคาปลีก หรือให้ราคาส่งผิดลูกค้า
ดูอะไรในหน้าจอ: น้ำดื่มตัวเดียวกัน หน่วยลังเหมือนกัน ลูกค้าทั่วไปเห็น 160 บาท ร้านค้าสมาชิกเห็น 128 บาท เมื่อตั้งกลุ่มราคาของลูกค้าและราคาต่อหน่วยไว้ ทีมไม่ต้องเลือกราคาเองทุกบิล
ลูกค้าทั่วไป
ร้านค้าสมาชิก
ลองทำก่อนเปิดใช้: เปิดสินค้าเดียวกันให้ลูกค้าต่างกลุ่มและต่างหน่วย ตรวจว่าราคาเปลี่ยนตรงกลุ่ม แล้วแก้ราคาของกลุ่มหนึ่ง ตรวจว่าออเดอร์ใหม่ใช้ราคาใหม่ และออเดอร์ก่อนหน้ายังแสดงราคาที่ขายไปแล้ว
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- ราคาตามสินค้า หน่วยขาย และกลุ่มลูกค้า โดยลูกค้าแต่ละรายอยู่กลุ่มราคาเดียว
- ใน ForwardMiles ราคาตามกลุ่มไม่มีวันเริ่มหรือวันสิ้นสุด แก้แล้วมีผลกับออเดอร์ใหม่ทันที ราคาที่ใช้แค่บางช่วงให้ตั้งเป็นโปรโมชันซึ่งกำหนดวันเริ่มและวันสิ้นสุดได้
- ตกลงกันว่าใครให้ราคานอกกลุ่มได้ และต้องจดเหตุผลไว้ที่ไหน ระบบไม่มีขั้นขออนุมัติราคา ส่วนราคาที่ขายจริงถูกบันทึกไว้ในแต่ละรายการของออเดอร์ ตรวจย้อนกลับได้
ผู้รับผิดชอบ: ผู้ดูแลราคา โดยเจ้าของหรือผู้จัดการกำหนดขอบเขตที่ทีมขายเปลี่ยนได้
4. โปรโมชันและของแถม
ทีมขายจำได้ว่ามีโปรน้ำดื่ม แต่ไม่รู้ว่าใช้กับหน่วยไหน ลูกค้ากลุ่มไหน และหมดเมื่อไร
ดูอะไรในหน้าจอ: โปรครบ 5 ลัง ให้ส่วนลดในอัตรา 5% สำหรับร้านค้าสมาชิก ต้องผูกสินค้า หน่วยลัง กลุ่มราคา และวันเริ่มกับวันสิ้นสุดให้ครบ
ลองทำก่อนเปิดใช้: ลองจำนวนต่ำกว่าเกณฑ์ เท่ากับเกณฑ์ และโปรหมดอายุ ตรวจยอดสุทธิพร้อมจำนวนสินค้าและของแถมที่ต้องจัดจริง
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- สินค้า กลุ่มลูกค้า ช่วงเวลา และจำนวนหรือยอดขั้นต่ำที่ทำให้ได้สิทธิ์
- ส่วนลดหรือของแถม และกติกาการใช้ร่วมกับโปรอื่น ของแถมต้องมีรหัส หน่วย และจำนวนที่คลังจ่าย
ผู้รับผิดชอบ: ผู้ดูแลโปรโมชัน โดยฝ่ายขายกับคลังต้องเห็นกติกาชุดเดียวกัน
5. เครดิต ลูกหนี้ และยอดรับเงิน
ลูกค้ายังมีวงเงินเหลือ แต่บิลเก่าเกินกำหนด ทีมขายจึงต้องถามเจ้าของว่าจะส่งของใหม่หรือไม่
ดูอะไรในหน้าจอ: ลูกค้าตัวอย่างมีวงเงิน 80,000 บาท ใช้ไป 42,300 บาท เหลือ 37,700 บาท แต่มีหนี้เกินกำหนด 12,600 บาท ต้องอ่านทั้งวงเงินคงเหลือและหนี้เกินกำหนดก่อนรับออเดอร์ใหม่
ลองทำก่อนเปิดใช้: ลองออเดอร์เกินวงเงิน บิลเกินกำหนด รับเงินบางส่วน และยกเลิกรายการ ตรวจยอดค้างกับวงเงินที่เหลือ ใน ForwardMiles ออเดอร์ขายเชื่อที่เกินวงเงินจะไม่ถูกรับ ส่วนบิลเกินกำหนดขึ้นเป็นคำเตือน คนที่ตัดสินใจต่อคือคนที่ร้านกำหนดไว้
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- วงเงิน ระยะเวลาชำระ และเงื่อนไขระงับของลูกค้าแต่ละราย บิลค้างเดิมให้ทำเป็นรายบิล พร้อมวันครบกำหนดและยอดเหลือ
- ใน ForwardMiles ไฟล์นำเข้ารับสินค้า ลูกค้า ราคาตามกลุ่ม และยอดสต็อกตั้งต้น บิลค้างเดิมยังนำเข้าทีละบิลไม่ได้ จึงต้องตกลงกับทีมงานก่อนว่าจะตามยอดเดิมอย่างไร
- ใน ForwardMiles วงเงินที่ใช้คิดจากยอดค้างของออเดอร์ขายเชื่อที่ยังไม่ยกเลิก บิลที่ออกจากออเดอร์เดียวกันไม่ถูกนับซ้ำ และเมื่อบันทึกรับเงิน วงเงินจะคืนตามยอดที่รับ
- ร้านใหม่ที่เซลส์เปิดจากหน้างานจะขายเชื่อไม่ได้จนกว่าหัวหน้าตรวจร้านและตั้งวงเงิน ระหว่างนั้นขายเงินสดหรือโอนได้ ถ้าเพิ่มวงเงินเพื่อออเดอร์เดียว ให้กำหนดวันและคนที่ปรับกลับ เพราะวงเงินในระบบไม่มีวันหมดอายุ
ผู้รับผิดชอบ: ฝ่ายรับเงินหรือผู้ดูแลลูกหนี้ คนที่ร้านให้ตัดสินเรื่องเครดิตต้องเห็นยอดค้างและรายการที่ใช้วงเงินอยู่
6. สาขา คลัง ทีม และสิทธิ์
มีหลายทีมออกขาย แต่ร้านค้าไม่มีคนรับผิดชอบชัด บางร้านถูกเข้าหาซ้ำ บางร้านไม่มีใครติดตาม
ดูอะไรในหน้าจอ: แผนที่แบ่งร้านเป็นเขตตามสี แต่ละเขตมีพนักงานภาคสนามดูแล หมุดสีเทานอกเขตคือร้านที่ยังไม่มีใครรับผิดชอบ ให้ไล่ผูกร้านกลุ่มนี้กับเขตก่อนเปิดใช้ ส่วนสิทธิ์ว่าใครแก้ราคา ใครดูแลคลัง ตั้งแยกที่หน้าบทบาทในหลังบ้าน
ลองทำก่อนเปิดใช้: ให้ผู้ใช้แต่ละบทบาทลองรายการเดียวกัน ตรวจว่างานที่ควรทำทำได้ งานที่ไม่ควรทำถูกปิดไว้ และทุกคนรู้ว่าเรื่องที่เกินกติกาต้องแจ้งใคร
ข้อมูลที่ต้องเตรียมและคนรับผิดชอบ
- สาขา คลัง ทีมขาย และเขตที่ดูแล ผูกลูกค้ากับทีมและระบุว่าทีมใดใช้สินค้าจากคลังใด
- แยกบทบาทผู้รับออเดอร์ ผู้จัดของ ผู้ส่งของ ผู้รับเงิน ผู้แก้ข้อมูลหลัก และผู้ตัดสินเรื่องที่เกินกติกา ใน ForwardMiles บทบาทกำหนดว่าดูหรือแก้ข้อมูลชนิดใดได้ ส่วนสาขาที่แต่ละคนทำงานได้ตั้งรายคน บทบาทเดียวกันไม่แยกสิทธิ์ตามสาขา
ผู้รับผิดชอบ: เจ้าของหรือผู้จัดการร่วมกับหัวหน้าทีมแต่ละงาน
ตัวอย่างออเดอร์เดียว ต้องตรวจราคา โปรโมชัน สต็อก และเครดิตร่วมกัน
ร้านรุ่งเรืองยี่ปั๊วสั่งน้ำดื่ม 600 มล. จำนวน 10 ลัง ใช้ราคาสมาชิก 128 บาทต่อลัง และโปรครบ 5 ลัง ให้ส่วนลดในอัตรา 5% (ข้อมูลสาธิต คิดเฉพาะค่าสินค้า)
เลื่อนตารางในแนวนอนเพื่อดูข้อมูลและผลการตรวจ
| สิ่งที่ตรวจ | ข้อมูลที่อยู่บนระบบ | ผลของออเดอร์นี้ |
|---|---|---|
| สินค้าและหน่วย | 1 ลัง = 24 ชิ้น | ขาย 10 ลัง คลังต้องจัด 240 ชิ้น |
| ราคาลูกค้า | ราคาสมาชิก 128 บาทต่อลัง | ยอดก่อนส่วนลด 1,280 บาท |
| โปรโมชัน | ครบ 5 ลัง ให้ส่วนลดในอัตรา 5% อยู่ในช่วงใช้สิทธิ์ และใช้กับราคาสมาชิกได้ | ลด 64 บาท ยอดสุทธิ 1,216 บาท |
| ของพร้อมขาย | คงเหลือ 72 ลัง 12 ชิ้น หรือ 1,740 ชิ้น จองให้รายการอื่น 4 ลัง หรือ 96 ชิ้น | พร้อมขาย 68 ลัง 12 ชิ้น หรือ 1,644 ชิ้น สินค้าพอสำหรับรายการนี้ |
| วงเงินเครดิต | วงเงิน 80,000 บาท ใช้ไป 42,300 บาท เหลือ 37,700 บาท แต่มีหนี้เกินกำหนด 12,600 บาท | วงเงินพอ ระบบรับออเดอร์ขายเชื่อได้ และขึ้นคำเตือนว่ามียอดค้างเกินกำหนด ระบบไม่ระงับเอง |
| กติกาของร้าน | สมมุติว่าร้านตกลงไว้ว่า เมื่อมีบิลเกินกำหนด ฝ่ายขายต้องถามผู้จัดการก่อนยืนยัน ขั้นนี้เป็นกติกาที่คนในร้านทำ ระบบไม่มีขั้นขออนุมัติ | ฝ่ายขายแจ้งยอดค้าง บิลเกินกำหนด และออเดอร์ใหม่ให้ผู้จัดการตัดสินใจก่อนยืนยันจัดส่ง |
สินค้าพอและวงเงินพอ แต่กติกาของร้านให้ผู้จัดการตัดสินเมื่อมีบิลเกินกำหนด เช่น ให้ลูกค้าชำระบิลเก่าก่อน ถ้าเป็นข้อยกเว้น ให้จดเหตุผลและชื่อคนที่ตัดสินใจไว้ในหมายเหตุของออเดอร์
ตามออเดอร์เดียวกันจนรับเงิน โดยไม่คีย์ข้อมูลใหม่
หลังยืนยัน คลังจัดของตามจำนวนจอง ผู้ส่งของยืนยันจำนวนส่งจริง และผู้รับเงินจับคู่เงินกับบิล หน้าคำสั่งซื้อแสดงสถานะออเดอร์ ส่งสินค้า และชำระเงิน ทีมต้องตามได้ว่ารายการใดยังส่งไม่ครบหรือยังไม่ชำระ
ลองทำก่อนเปิดใช้: ยกเลิกหนึ่งรายการ ส่งบางส่วนหนึ่งรายการ และรับเงินบางส่วนหนึ่งรายการ แล้วตรวจของจอง สินค้าจ่ายออก และยอดค้างกับผู้รับผิดชอบแต่ละช่วง
แผนนำร่องวางระบบร้านค้าส่ง 4 สัปดาห์
เลือกงานแรกจากจุดที่ทำให้ออเดอร์ เงิน หรือสินค้าหยุดรอ ซึ่งไม่ใช่ด้านที่ได้ระดับต่ำที่สุดเสมอไป หยิบบิลปกติและบิลที่มีปัญหามาดูว่ารอใครและต้องคีย์ซ้ำตรงไหน แล้วเลือกขอบเขตเล็กที่ตรวจผลได้ เช่น สินค้าหรือลูกค้าหนึ่งกลุ่ม
รวบรวมข้อมูลจริงและกำหนดคนดูแล
ตรวจรหัสและหน่วย นับสต็อก รวบรวมราคาและโปรที่ยังใช้ เลือกวันตัดยอดเดิม และตกลงว่าบิลค้างเดิมจะตามต่ออย่างไร
สิ่งที่ต้องได้: ข้อมูลตั้งต้นที่ตรวจแล้ว พร้อมรายชื่อผู้รับผิดชอบ
นำเข้าและตั้งเงื่อนไขบนระบบ
ตั้งสาขา คลัง ทีม และสิทธิ์ นำสินค้า ลูกค้า ราคาตามกลุ่ม และยอดสต็อกเข้า ตั้งโปรและวงเงิน แล้วลองรายการทดสอบของทั้ง 6 งาน
สิ่งที่ต้องได้: ทีมเปิดข้อมูลชุดเดียวกันและเห็นผลตรงตามกติกา
ลองใช้ตั้งแต่รับออเดอร์ถึงรับเงิน
ให้ฝ่ายขาย คลัง ผู้ส่ง และผู้รับเงินใช้รายการชุดเดียวกัน ลองส่งไม่ครบ คืนสินค้า ยกเลิก และรับเงินบางส่วน
สิ่งที่ต้องได้: รายการที่จบครบ กับข้อผิดพลาดที่มีคนแก้และทดสอบซ้ำ
เปิดใช้ในขอบเขตที่เลือกและตรวจยอดทุกวัน
ตรวจยอดขาย สินค้าจ่ายออก เงินรับ และลูกหนี้ใหม่ร่วมกับผู้รับผิดชอบ ปิดเรื่องค้างก่อนเพิ่มสินค้า ลูกค้า หรือทีมชุดถัดไป
สิ่งที่ต้องได้: ยอดที่อธิบายได้ ทีมรับช่วงงานได้ และรายการที่ต้องปรับก่อนขยาย
วัดผลรอบนำร่อง
- สัดส่วนรายการที่ต้องถามเจ้าของ: จำนวนรายการที่ต้องถาม หารด้วยจำนวนรายการทั้งหมดในขอบเขตเดียวกัน
- เวลารอยืนยัน: จากรับข้อมูลครบถึงยืนยันออเดอร์ได้
- เรื่องผิดปกติที่ยังไม่จบ: ดูจำนวน อายุของเรื่อง และผู้รับผิดชอบ เพื่อไม่ให้งานที่เร็วขึ้นซ่อนเรื่องค้างไว้
เทียบก่อนและหลังด้วยนิยามเดียวกัน ผลจากรอบเล็กยังสรุปแทนทั้งร้านไม่ได้
เลือกโปรแกรมร้านค้าส่งจากงานที่ต้องทำให้ได้
นำรายการทดสอบทั้ง 6 งานไปลองกับโปรแกรม แล้วเปลี่ยนออเดอร์ตัวอย่าง เช่น ลดเหลือ 4 ลัง ให้โปรหมดอายุ หรือเปลี่ยนกลุ่มลูกค้า ดูว่าราคา ของที่ต้องจัด และเครดิตเปลี่ยนตรงกันหรือไม่ ตรวจด้วยว่าข้อมูลเดิมนำเข้าได้แค่ไหน และขั้นตอนไหนยังต้องใช้คนนอกโปรแกรม
ดูโปรแกรมขายส่งสินค้า ForwardMiles พร้อมหน้าจอ เพื่อเทียบงานราคา หน่วยขาย โปร เครดิต และสต็อกกับขอบเขตของร้าน ถ้ามีทีมวิ่งร้านหรือรถส่งของ อ่าน ระบบจัดส่งและกระจายสินค้า หรือ คู่มือระบบรถเร่และ Van Sales เมื่อข้อมูลการซื้อพร้อมแล้ว อ่านต่อเรื่อง การแบ่งกลุ่มลูกค้าค้าส่งเพื่อจัดลำดับงานติดตาม
